要把展会搞好，分四步骤，第一步应该是申请展位的，第二步、展会前的准备 第三步：展会上的执行 第四步：展会后的跟踪， 如果这四步每个环节都做好了的话，没有客人是不可能的。下面具体讲一下与展会直接相关的一些注意事项。

第一步 申请展会
A、 首先先上展会的网页，了解一些细节，找到你要参加的展会，仔细看需要哪些文件申请等

B、 报价，是否能接受，一般他们都会报几种价格，比如一面开口多少钱一个平方，两面开口多少钱一个平方。
我们所参加的法兰克福展是不报标准展台的价格的，报的都是光地，至于你要什么样的墙板、灯、门楣板之类的是在一种专门订这些东西的页面上进行的。 一般展览公司都会有一个政策，在几一个规定日期前下定单的话，会有一定的折扣可以节省点钱。

C、 选展位，位置的选择太重要了，但是新的展商很难拿到好的位置，一般是他们给你什么位置你就是什么位置，这个时候你可以在这个国家的客人帮你订，这样的话拿到的位置肯定比你的好。

D、 展位位置确认，一般展览公司都会给你一个这样的文件确认你的展台位置

E、 展台发票， 一般要尽快让展览公司传给你，并告知你发票号，有发票号才能去申请邀请函

F、 邀请函的申请：邀请函需要提供申请人的公司名称，英文姓名（如果是在展览公司的中国办事处申请，则同时需要提供中文）、性别、护照号码或者身份证号码，出生年月日，颁发护照的地区，护照签发日期，护照截止日期，签证日期，职位等，现在大多的申请都是在网上进行，所以很方便如果是中国办事处处理发邀请函的话，一般两天就可以到手上，国外也大概是一周 在网上申请后，一般都有系统的一个自动回执，可以在网上随时查询进度。 如果申请人超过了认输限定，一般18平方限定是4个人免费申请，如果再增加的话，就要交钱，但不是与展商的身份，而是观众的身份。观众的身份和观众的身份，不同的是，展商可以进去布展，展会期间可以比观众提前一小时进展馆而观众不能。额外的人申请的费用要尽快支付，支付款以后他们才给办理，一般是收到款两天内就给你办理完。 邀请涵早点到手更好，万一错了可以有时间改，而且可以提前一点申请签证。所以一定不要大意，弄得不好就搞砸了

G、 展台的付款，我们的展会规则是，一般你可以先下一部分定金，剩下的在开展前两周内付完就可以了。如果有些公司没法汇外汇的，可以让当地的客人帮你们垫付，从货款中扣除，这样比较方便。或者你们也可以联系把样品到时候卖给客人抵展台费用。感觉这样会比较好，一个是加强了你和客户之间的合作，关系又更进了一层。二是提前处理了你的样品，也就不用在展会上头疼卖不完展品 当然其实展会结束的时候会有很多观众来买便宜，但是感觉不好，好象摆地摊的感觉，有损公司的形象。
我一般是事先就联系好客户，我们的样品分三类，第一类是不能卖的，是少数，我们自己带回来，第二类是可以卖给客人的，把清单给客户，最后那天下午撤展的时候，让客户来点数，并在清单上签名确认，还有写上日期。第三类是不卖的，是送给客人做样品的，这些的话，事先去那些客人展台上和客人打个招呼，说什么时候送过去，是什么型号，多少数量。

H、 电力申请，一定要事先预选好需要多大的电力，否则到现场要加电力的话，收费是很贵的。

I\ 确保展览公司已经收到了你的付款，让他们给个收条，展会期间的进门的卡，还有布展和撤展卡。这些卡都很重要，特别是进门的卡，在德国只要有这个卡，展位期间乘车都是免费的。但是这种卡是只能乘坐2等仓的卡，所以不要坐到1等仓了。

样品的准备：
a\ 样品的准备好，就要发货运了，最好准备好两个月的时间（如果到德国的话）从出货开始，这样就不会很赶。

b\关于样品的运输，我们一般都是用大会指定的运输商，因为他们有进入会场的优先权，德国这些工作都有很严格的部属的，车是不能随便乱进的。不过指定的运输商一般都很贵，

c\如果你在那有合作得好的客人的话，他也要参展的话可以考虑让他帮一起送过去，这样更安全稳妥，个人意见，最好不要用那些没有和大会合作的运输商，以免误事。样品的运输费用和整个展会投资一比的话，不算什么。

d\所有样品上都要打上产品的型号，另外再备一些额外的，以免展会上损坏的话可以及时替补

e、样品出去前，对所有的样品都拍照并整理好，作为客人下订单的参考。

f\样品的质量外观和功能都要反复检验，如果你样品都有问题，客人如何相信你的大货能做好。

G、每个箱外都要贴上详细的产品型号的清单，然后自己再备份一份，这样在展会的时候方便拆箱。

机票、保险 提前买，一是有折扣，位子也比较多，二是去签证的时候都会要用的。

第二步：展会前的准备

1、邀请函：

A、告诉客人你们的位置，展位的时间这一步非常重要，如果你能把你的老客户都约到你的展位上，只
要你有新产品，基本上有新订单是很容易的事情。对于那些在你们这里订单量不是很大的客户，最
好的方法就是多介绍品种给他做，这样订单量也就自然上去了。

B、给客人的邀请信，除了告诉你们的展位号和新样品的新信息外，最好还是能附上你们的装修图给客
这样的话能方便客人找你。因为展馆如果大的话，客人一下就转晕了，有些展位没有写展位好是比
较难找的，如果有装修图的话，就很方便了。在这里提醒大家，展位号最好显示在比较明显的地
方，这样对客人来说方便很多。我自己经常去客人展位上拜访的时候，发现很难找，因为大多数自
己装修的展位都没有展位号，我觉得这点可以改善。

C、注意约见客人的时间，基本上可以半小时约一个，对于那些事先有很多内容要谈的客户，而且谈话
内容估计比较艰难的客人可以预算一个小时。

D、约客人的时候，要考虑如果约的是大客人，尤其是一个国家和地区，或者互相是竞争对手的，千万
不要约的时间很近，这样职能对自己没有好处。大客人通常都希望竞争对手越少越好，而且经常会
要求公司进行产品的市场保护。所以要小心，千万不能在一个客户面前提及同一地区和国家的大客
户。

E、以上做好了还有最后一个环节，就是要客人在展会期间的手机号，或者是酒店号码，这样的话即使他
没有来的话，如果忘记了，你都可以及时提醒他，

F、关于约会时间上其实也有一定的讲究，就是那些非常重要的客人最好约在最前面，因为万一他没来的
话，你可以打电话给他，不至于束手无策

2、展台装修：

A、装修简洁大方就好。颜色要和产品有对比度，很重要。

B、但是灯光的效果很重要，灯光可以烘托出产品的质感，如果没有选对，反而降低产品质感，所以
要稍微研究一下，选择一个对比度好的灯光来展示产品，灯光一定要够亮，但是又不能太热，如
果太热的话，一个可能会破坏产品，另外就是太热了会另客人很烦躁，影响谈判

C、有个能隔音的房间也很重要，那些大客户就可以在这里谈，来一个收拾一个。

D、展台上的公司品牌的LOGO 一定要注意，你打出去的品牌一定要经过专业的公司查询，要确定没有被其他 国家公司注册，否则你如果在国际性的展会上这样做的话，就会被要求把牌子摘下来。现在国际上这种侵权行为查得很严。不过即使是真不运气遇上了这种事情，也不要太紧张，在展会工作人员警告你的第一次就把牌子摘下来就不会有事了。

E、地毯不要用深色的，要不然很容易脏，浅色会比较好，灰色感觉是最耐脏的。

F、所有与装修公司确认的工程图要带上，妥善保存，以便核对各个细节。

G、隔音房不要用含甲醛或者化学药味太浓了的夹板，否则坐里面会熏得很，受不了，客人比较注意这些。